Reuniones efectivas en tiempos de COVID (Regla del 8-18-1800)

El reto de muchas organizaciones una vez se declaro la pandemia del COVID-19 fue adaptarse a diversas herramientas que permiten llevar a cabo reuniones virtuales en el ámbito corporativo, sin embargo, no podemos ignorar que este tipo de modalidad no es nuevo y varias de ellas lo emplean regularmente. 

Ahora, una vez están tomando protagonismo en la gestión corporativa es fundamental recurrir a las prácticas adecuadas para su realización y efectividad en el cumplimiento de objetivos de la organización, por lo tanto algunos consejos son: 

Técnicos:

1. Elegir la aplicación correcta: está elección debe realizarla teniendo en cuenta: el número de participantes, tiempo de duración de la reunión, recursos que va a utilizar (la aplicación le debe permitir compartir audio y video) y compatibilidad con los programas (Software) con los que dispone la organización.

2. Verificar conexión a internet: para ello conéctese con anticipación con el fin de identificar errores al ingreso de la aplicación, no sature la conexión con dispositivos que no requiera.

3. Realice conexión directa por cable entre su router y su ordenador, esto aumentará la señal y evitará fallas ocasionales.

Operativos:

1. Programe la reunión con el número adecuado de asistentes. En una de sus publicaciones, Harvard Business Press recomienda la regla del 8-18-1800.  De acuerdo a los autores, "si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un brainstorming (lluvia de ideas o reunión creativa), 18 es el número ideal de asistentes (no se preocupe, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, invite a 1800 personas (o el total de miembros que haya en tu organización).

2. Defina claramente el objetivo de la reunión, parece obvio pero en ocasiones se tratan temas que inicialmente no se tenían previstos.

3. Genere una agenda a desarrollar, incluya temas a tratar, el tiempo estimado para cada uno y roles de los participantes.

4. Y por último y no menos importante asegurase que se cumpla el tiempo de encuentro y desarrollo de cada una de los temas definidos en la ejecución de la reunión.